在教育、運動、體驗等領域中，課程管理的繁瑣程度往往超乎想像。
教練每天除了授課，還處理報名確認、繳費追蹤、上課提醒、課後回饋等事務工作。

這些「隱形行政」不僅耗費時間，還容易出錯：

• 學員可能忘記上課，教練需要再次提醒
• 繳費訊息分散在 LINE、表單或 Email 中，容易遺漏
• 課後回饋表未收齊，無法建立完整學員紀錄

如果這些流程可以自動化，
教練的工作效率將大幅提升，同時學員體驗也能保持一致性。

這篇將帶你了解如何透過自動化流程與資料集中管理，解決課程提醒與回饋繁瑣問題，
並以潛水課程為案例，展示實作方法。

核心概念：流程可視化、資料集中與自動化觸發

1. 流程可視化（Process Visualization）

流程可視化是解決課程提醒與回饋繁瑣的第一步。
將報名、繳費、上課、回饋等流程拆解成每個步驟，並標註負責人、資料來源、溝通管道，
可以快速找出流程中容易出錯的環節。

• 流程步驟示例：
  1 學員報名
  2 繳費確認
  3 課前提醒
  4 上課
  5 課後回饋

圖1：流程圖

2. 自動化觸發（Automation Trigger）

自動化觸發是流程可視化的延伸。
每個流程步驟都可以設定自動化觸發條件，讓系統替你完成重複性的工作。

• 報名完成 → 系統自動寄出確認通知
• 課前一天 → 系統自動發送提醒（LINE / Email）
• 課後 → 系統自動發送回饋表，並建立 CRM 紀錄

這種「人工操作 → 自動觸發」的轉換，能大幅降低人為錯誤，並讓教練專注於教學。

3. 資料集中與追蹤（Centralized Data & Tracking）

將所有資料集中管理是自動化成功的關鍵。
報名資料、付款狀態、回饋紀錄都應存放於同一 CRM 系統或 Google Sheet 中，

避免資料散落在不同平台：

• LINE 訊息
• Google Form / Sheet
• 金流平台

集中管理不僅方便追蹤，還可以在後續進行行銷分眾、活動分析等進階應用。

案例一：潛水課程自動化 CRM 系統

1. 場景設定

假設我們有一間潛水課程學校，每週開設三堂課，每班約 10–15 名學員。
傳統管理方式下，教練每天花 2–3 小時確認名單、繳費、提醒學員，行政工作佔掉大量教學時間。

2. 自動化流程設計

我們可以利用 n8n + Google + LINE OA 進行課程自動化管理：

• 學員報名

  • 學員點選 LINE 官方帳號 → 選擇「我要報名」 → 自動跳出 Google Form 或 LINE Form
  • 填寫姓名、課程、日期、付款方式等資訊

• 報名資料自動寫入

  • n8n 監聽表單提交 → 自動寫入 Google Sheet 報名名單
  • 同時自動寄出確認訊息（LINE / Email）

• 行程自動建立

  • 系統自動建立 Google Calendar 課程行程

• 付款追蹤

  • 學員付款後，n8n 接收金流 Webhook → 更新付款狀態

• 課前提醒

  • 課程前一天，LINE Bot 自動提醒攜帶物品、集合時間、地點

• 課後回饋

  • 系統自動發送回饋問卷
  • 建立完整 CRM 紀錄，用於後續行銷分眾與活動分析

圖2：流程圖示意

圖3：Google Sheet 報名名單示意圖

圖4：n8n 節點流程示意

3. 自動化帶來的價值

• 每天 2–3 小時人工操作 → 完全自動化
• 避免忘記或遺漏通知、收款
• 學員體驗更順暢：報名 → 繳費 → 上課提醒 → 課後回饋
• 教練專注於教學，不被行政拖累
• 估算數值：每月可省下約 40 小時行政作業（NT$12,000–15,000 人力成本）

小教學：如何畫自己的課程流程圖

小提醒：
Day 2 你已經盤點出「資料來源 → 常見問題 → 影響」，現在就把這些問題帶進流程圖，
看看能不能用「自動化」或「統一入口」來解決。

步驟指南

1. 列出流程步驟

   • 現在把那些「常見問題」放進對應的流程步驟裡。
   • 示範

     • 如果 Day 2 你寫到：付款資訊分散 → 付款對不上
       ▶ 在流程步驟就加入【繳費 → 自動對帳】

     • 如果 Day 2 你寫到：通知靠人工 → 常常漏提醒
       ▶在流程步驟就加入【課前提醒 → 自動發送】

     • 如果 Day 2 你寫到：名單錯誤 → 學員抱怨
       ▶在流程步驟就加入【報名 → 資料集中收集】

     • 完整範例流程：
       報名（資料集中）→ 繳費（自動對帳）→ 課前提醒（自動通知）→ 上課（專注教學）→ 課後回饋（集中記錄）

2. 標註資料來源

   • LINE、Google Form、金流平台、CRM
   • 對應：Day 2「資料來源」→ 統一入口

3. 設定觸發條件

   • 報名完成 → 自動寄出通知
   • 課前 1 天 → 自動提醒
   • 對應：Day 2 的「常見問題」→ 在這裡用「自動提醒」解決。

4. 標註負責人

   • 系統 vs 教練人工操作
   • 對應：Day 2 的「影響」→ 把重複工作交給系統處理，教練只需要專注在專業上。

工具推薦

• 紙筆
• 線上流程圖工具：Draw.io、Miro、Figma

概念示範

• 放一張箭頭流程圖示意：
  • 學員 → Google Form → n8n → LINE / Calendar / Sheet → 回饋
  • 這個流程圖可以幫助你快速理解流程自動化概念，也方便與團隊溝通。

圖5：小教學流程圖示意

現在輪到你：
1.回顧 Day 2 的表格，挑出 1–2 個最困擾你的痛點
2.把它們轉換成一個流程步驟
3.把這個流程寫下來，未來可以用來做自動化設計

練習/小遊戲：打造你的課程流程圖

練習目標
實作自己的課程流程圖，並思考哪些步驟最容易出錯。

練習步驟

1. 選擇你管理的課程（潛水、瑜伽、程式課程）
2. 寫下「報名 → 繳費 → 課前提醒 → 課後回饋」的每個步驟
3. 標註資料來源與負責人
4. 畫出流程圖（紙筆或線上工具皆可）

小遊戲
1.想想哪個步驟最容易出錯？
2.如果自動化，它會怎麼改變？
3.可放一個完成範例流程圖作參考

圖6：自動化前後對比圖

小結

課程提醒與回饋繁瑣問題，是許多教育與運動課程中被忽略的痛點。
透過流程可視化、資料集中管理、以及自動化觸發，

我們可以：

• 節省教練行政時間
• 提升學員體驗與滿意度
• 減少漏通知、漏收款等問題
• 為後續行銷分眾、活動分析打下基礎

明天Day 4，我們將談 「行銷分眾的挑戰」 ，
教你如何整理學員資料、精準推送活動，讓 CRM 系統的價值進一步放大。

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